Kalendarz klubowy przynosi pieniądze z trzech źródeł i każde z nich rozlicza się inaczej: sponsor dostaje fakturę za reklamę, rodzic kupuje kalendarz, kibic wrzuca cegiełkę. Ten tekst porządkuje, czym się różnią, i podpowiada, jak zapisać to w stowarzyszeniu albo UKS-ie, żeby skarbnik nie miał problemu na walnym. To nie jest porada podatkowa: ostateczną formę ustalcie z osobą, która prowadzi księgi klubu.
Trzy strumienie, trzy tytuły
Sponsorzy. Firma płaci za blok z logotypem na kalendarzu, czyli za reklamę. Klub wystawia fakturę (jeśli jest podatnikiem VAT) albo rachunek, ewentualnie zawiera prostą umowę sponsoringu z zapisem, że w zamian za kwotę X klub umieszcza logotyp na kalendarzu w nakładzie Y. Dla firmy to koszt reklamy, dla klubu przychód z działalności, zwykle statutowej odpłatnej albo gospodarczej, zależnie od tego, co ma zapisane w statucie. Darowizna od firmy jest prostsza, ale wtedy klub nie powinien niczego dawać w zamian, a logotyp na kalendarzu jest świadczeniem wzajemnym.
Rodzice. Rodzic kupuje kalendarz ze zdjęciem swojego dziecka za 20–30 zł. Formalnie to sprzedaż towaru: klub dostaje zapłatę, wydaje kalendarz. W stowarzyszeniu najczęściej księguje się to jako odpłatną działalność statutową, w UKS-ie podobnie. Przy większej skali warto sprawdzić limity zwolnienia z VAT i to, czy klub nie prowadzi w ten sposób działalności gospodarczej.
Kibice i cegiełki. Cegiełka to wpłata na cel statutowy, za którą klub daje kalendarz jako podziękowanie, a nie towar z ceną. Dlatego na kalendarzu i w ogłoszeniu nie piszcie „cena 30 zł”, tylko „cegiełka od 20 zł”. Wpłaty można zbierać do puszki podczas meczu albo przelewem na konto klubu z tytułem „darowizna na cele statutowe”. Zbiórka publiczna w rozumieniu ustawy wymaga zgłoszenia na portalu zbiórek, gdy zbieracie gotówkę w miejscu publicznym; wpłaty na konto i sprzedaż we własnych pomieszczeniach klubu zgłoszenia nie wymagają. Sprawdźcie to z księgowym przed sezonem.
Faktura za druk
Faktura za kalendarze przychodzi na klub: stowarzyszenie, UKS, fundację lub spółkę, z NIP-em klubu. Płacicie po akceptacji projektu, przed drukiem, przelewem w terminie z faktury. Kwota jest jedna za cały nakład, co upraszcza rozliczenie: 1399 zł za 250 sztuk w formacie M to jedna pozycja w kosztach, a nie 250.
Jeśli klub nie jest podatnikiem VAT, faktura brutto jest kosztem w całości. Jeśli jest, VAT z faktury odlicza się na ogólnych zasadach, o ile kalendarz służy czynnościom opodatkowanym (reklama dla sponsorów). Projekt graficzny i dostawa są w cenie, więc nie ma osobnych pozycji do rozbijania.
Jak to zapisać w klubie
Najprostszy porządek, który sprawdza się w małych klubach:
- Uchwała zarządu: „Zarząd postanawia wydać kalendarz klubowy na rok 2027 w nakładzie do 300 sztuk. Pieniądze z bloków sponsorskich, sprzedaży rodzicom i cegiełek od kibiców trafiają na konto klubu i są przeznaczone na cele statutowe (sprzęt, wyjazdy, opłaty związkowe).” Jedna strona, podpisy, data.
- Lista sponsorów z kwotami i numerami faktur lub umów.
- Lista rodziców, którzy odebrali kalendarze, z kwotami, albo zbiorczy dowód wpłaty od trenera grupy.
- Protokół z puszki po meczu: dwie osoby liczą, podpisują, kwota idzie na konto.
- Na walnym jedna linijka w sprawozdaniu: przychód z kalendarza, koszt druku, co zostało i na co poszło.
Przy nakładzie 200 sztuk i przychodzie około 6000 zł klub ma do rozliczenia jedną fakturę kosztową i kilkanaście wpływów. To jest skala, którą da się ogarnąć w zeszycie, a tym bardziej w arkuszu.
Czego unikać
Nie mieszajcie strumieni. Sponsor, który dostaje fakturę za reklamę, nie jest darczyńcą, a rodzic kupujący kalendarz nie wpłaca cegiełki. Nie przyjmujcie pieniędzy od sponsorów na prywatne konto trenera, nawet „na chwilę”. I nie obiecujcie firmom odliczenia darowizny, jeśli dajecie im blok na kalendarzu: to reklama, i tak jest dla firmy korzystniej, bo cała kwota jest kosztem.
Jeśli klub nigdy nie rozliczał sponsorów, kalendarz jest dobrym momentem, żeby zacząć: kwoty są małe, świadczenie jest jasne, a dokument, który trzeba wystawić, to jedna faktura albo jedna strona umowy.